Báo giá phần mềm theo yêu cầu được tính như thế nào

Khi bạn hỏi "làm phần mềm này bao nhiêu tiền", câu trả lời trung thực duy nhất là "tuỳ, và đây là tuỳ vào cái gì". Bài này đưa ra đúng những biến số đó, để bạn tự ước lượng được trước khi gọi ai.

Phần mềm không được tính theo số màn hình

Đây là ngộ nhận phổ biến nhất. Khách thường nói "chỉ khoảng 10 màn hình thôi", và con số đó gần như không liên quan tới giá.

Một hệ thống 8 màn hình với bốn vai trò người dùng và một quy trình phê duyệt hai cấp đắt hơn một hệ thống 30 màn hình mà mọi người đều thấy mọi thứ.

Lý do: giá đi theo số trạng thái phần mềm phải xử lý, không theo số trang phải vẽ. Một đơn hàng có 6 trạng thái và 4 người có thể đổi trạng thái tạo ra 24 tình huống cần kiểm tra. Đó là nơi thời gian trôi.

Bốn biến số quyết định giá

1. Số vai trò người dùng

Đếm số loại người sẽ đăng nhập với quyền khác nhau. Chủ, quản lý chi nhánh, nhân viên bán hàng, kế toán, khách hàng — đó là năm vai.

Mỗi vai thêm vào cần: màn hình riêng, bộ quyền riêng, và kiểm thử riêng cho mọi thứ vai đó không được làm. Phần cuối cùng là phần tốn thời gian và là phần hay bị bỏ qua trong báo giá rẻ.

Quy tắc ngón tay: mỗi vai trò thêm vào cộng khoảng 15–25% khối lượng.

2. Số luồng nghiệp vụ có trạng thái

Luồng nghiệp vụ là thứ đi từ trạng thái A tới trạng thái B qua tay người. Đơn hàng: mới → xác nhận → đang giao → hoàn thành. Yêu cầu nghỉ phép: gửi → chờ duyệt → duyệt/từ chối.

Đếm số luồng, và với mỗi luồng đếm số trạng thái. Tổng số trạng thái là chỉ số dự đoán giá tốt nhất mà bạn có thể tự tính.

3. Số tích hợp với hệ thống bên ngoài

Đây là biến số có sai số lớn nhất. Nối với một API được tài liệu hoá tốt mất 3–5 ngày. Nối với một phần mềm kế toán nội địa không có API công khai có thể mất ba tuần, hoặc không làm được.

Tính mỗi tích hợp là 1–3 tuần, và hỏi trước một câu quan trọng: hệ thống kia có API không, và có tài liệu không? Nếu câu trả lời là "chắc là có", đó là rủi ro chưa được định giá.

4. Yêu cầu về dữ liệu cũ

Chuyển 5.000 khách hàng từ Excel sang phần mềm mới nghe đơn giản và thường không đơn giản. Dữ liệu thật luôn có: trùng lặp, thiếu trường bắt buộc, ngày tháng ba định dạng khác nhau, tên viết hoa không đều.

Tính 1–2 tuần cho việc chuyển dữ liệu nếu bạn có dữ liệu cũ cần mang sang, và đừng ngạc nhiên nếu bên làm yêu cầu bạn tự làm sạch một phần.

Phép tính ước lượng nhanh

Bạn có thể tự làm trong năm phút:

1. Đếm vai trò người dùng → nhân 2 tuần
2. Đếm tổng số trạng thái trong các luồng → chia 4, ra số tuần
3. Đếm tích hợp bên ngoài → nhân 2 tuần
4. Có dữ liệu cũ cần chuyển? → cộng 1,5 tuần
5. Cộng tất cả, rồi nhân 1,3 cho kiểm thử và sửa lỗi

Ví dụ thật: một hệ thống quản lý đơn cho xưởng nội thất — 4 vai trò, 2 luồng với tổng 11 trạng thái, 1 tích hợp (Zalo OA), có 1.200 khách trong Excel.

(4 × 2) + (11 ÷ 4) + (1 × 2) + 1,5 = 8 + 2,75 + 2 + 1,5 = 14,25 tuần → × 1,3 = khoảng 18 tuần.

Con số này không phải báo giá, nhưng nếu ai báo bạn "3 tuần" cho hệ thống đó, bạn biết là có gì đó không khớp — và nếu ai báo 12 tháng, bạn cũng biết.

Ba cách giảm giá thật sự

Cắt vai trò, không cắt tính năng. Bỏ một vai trò khỏi phiên bản đầu tiết kiệm 15–25%. Bỏ một tính năng thường chỉ tiết kiệm vài ngày. Giai đoạn một cho tất cả mọi người dùng chung một quyền, rồi tách vai sau, là cách giảm chi phí hiệu quả nhất.

Bỏ tích hợp khỏi phiên bản đầu. Xuất file Excel rồi nhập tay trong ba tháng đầu tốn của bạn vài giờ mỗi tuần và tiết kiệm hai tuần công. Sau ba tháng bạn cũng biết rõ hơn là tích hợp đó có cần thật không.

Không chuyển dữ liệu cũ. Bắt đầu từ trắng, giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ đọc để tra cứu. Cách này khó chấp nhận về mặt cảm giác nhưng thường là quyết định đúng.

Đọc thêm về làm MVP trước hay làm đủ nếu bạn đang cân nhắc cắt phạm vi.

Vì sao chúng tôi không báo giá qua điện thoại

Vì con số đó sẽ sai, và cả hai bên đều biết. Chúng tôi chốt phạm vi trước — thường mất 3–7 ngày — rồi mới đưa giá và ngày bàn giao, cả hai ghi vào hợp đồng.

Nếu bạn cần một khoảng để làm ngân sách trước khi đầu tư thời gian vào việc chốt phạm vi, nhắn Zalo bốn con số ở trên: số vai trò, số trạng thái, số tích hợp, có dữ liệu cũ hay không. Chúng tôi trả lời bằng một khoảng, và nói rõ đó là khoảng chứ không phải giá.