Khi nào doanh nghiệp nên tự làm phần mềm quản lý nội bộ thay vì mua SaaS

Chúng tôi sống bằng việc làm phần mềm theo yêu cầu, nên lời khuyên này đi ngược lợi ích của chúng tôi: phần lớn doanh nghiệp nên mua SaaS, không nên tự làm.

SaaS rẻ hơn hai bậc, chạy được ngay, và đã được sửa lỗi bởi hàng nghìn khách khác. Một phần mềm riêng chỉ đáng khi có lý do cụ thể. Bài này nói về những lý do đó.

Ba trường hợp tự làm là đúng

1. Quy trình của bạn là lợi thế cạnh tranh

Nếu cách bạn làm việc là lý do khách chọn bạn thay vì đối thủ, thì bắt quy trình đó khớp với một SaaS chung là tự bỏ lợi thế.

Ví dụ thật: một xưởng nội thất báo giá theo cách đo đạc riêng của họ, ra giá trong 24 giờ trong khi đối thủ mất một tuần. Không SaaS nào chứa được cách tính đó. Phần mềm riêng của họ giữ được lợi thế 24 giờ.

Phép thử: nếu bạn giải thích quy trình cho một SaaS và câu trả lời là "chúng tôi không hỗ trợ cách đó, bạn làm theo cách này nhé" — và làm theo cách kia làm bạn chậm hơn đối thủ — thì bạn thuộc trường hợp này.

2. Bạn đang trả tiền theo đầu người cho hàng trăm người

SaaS tính theo người dùng mỗi tháng. Với 8 người thì rẻ. Với 200 người thì con số đó trở thành một khoản chi vĩnh viễn.

Tính cụ thể: 200 người × 12 USD/tháng = 2.400 USD/tháng, khoảng 62 triệu đồng. Một năm là 750 triệu. Một phần mềm riêng cho đúng phần bạn cần có thể tốn 300–500 triệu một lần, cộng chi phí vận hành nhỏ.

Điểm hoà vốn thường nằm ở khoảng 18–30 tháng với quy mô trên 100 người dùng. Dưới 30 người, gần như không bao giờ hoà vốn.

3. Dữ liệu không được ra khỏi hệ thống của bạn

Hồ sơ bệnh án, dữ liệu sinh trắc học, hợp đồng có điều khoản bảo mật buộc dữ liệu lưu trong nước. Đây là lý do pháp lý, không phải lý do kỹ thuật, và nó không thương lượng được.

Bốn trường hợp tự làm là sai, dù nghe hợp lý

"SaaS đó thiếu ba tính năng tôi cần." Ba tính năng không đáng một phần mềm riêng. Hãy đếm xem ba tính năng đó tốn của bạn bao nhiêu giờ mỗi tuần, nhân với chi phí giờ, so với vài trăm triệu. Thường là không đáng, và thường ba tính năng đó sẽ có trong bản cập nhật năm sau.

"Phần mềm riêng thì tôi sở hữu, không phải trả hàng tháng." Bạn vẫn trả hàng tháng — cho hosting, cho bảo trì, cho người sửa khi vỡ. Phần mềm riêng không có phí thuê, nhưng nó có phí sở hữu, và phí sở hữu thường là 15–20% giá làm mỗi năm.

"Dữ liệu của tôi đặc thù." Gần như luôn không đúng. Đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, tồn kho — những thứ này giống nhau ở 95% doanh nghiệp. Cảm giác đặc thù thường đến từ thuật ngữ nội bộ, không từ cấu trúc dữ liệu.

"Tôi muốn phần mềm đúng ý mình." Đây là lý do cảm tính đắt nhất. Phần mềm đúng ý bạn hôm nay sẽ không đúng ý bạn sau một năm, và lúc đó bạn là người duy nhất trả tiền để sửa.

Con đường thứ ba: mua SaaS, làm riêng phần nối

Đây là lựa chọn đúng cho phần lớn khách chúng tôi gặp, và ít ai đề nghị nó vì nó là hợp đồng nhỏ hơn.

Bạn giữ SaaS cho phần chung — kế toán, chấm công, CRM. Rồi làm riêng một phần: phần nghiệp vụ đặc thù của bạn, nối với SaaS qua API.

Ví dụ: giữ phần mềm kế toán đang dùng, làm riêng công cụ báo giá theo cách đo của bạn, và cho nó đẩy hoá đơn sang phần mềm kế toán. Chi phí bằng một phần năm làm cả hệ thống, và bạn vẫn giữ được lợi thế cạnh tranh.

Điều kiện: SaaS đó phải có API. Kiểm tra trước khi tính, vì nhiều phần mềm nội địa không có.

Phép thử bốn câu

Trả lời trước khi gọi bất kỳ ai:

1. Quy trình này có phải lý do khách chọn bạn? Không → mua SaaS.
2. Có trên 100 người dùng không? Không → mua SaaS, trừ khi câu 1 là có.
3. Có ràng buộc pháp lý về nơi lưu dữ liệu? Có → làm riêng, không còn lựa chọn.
4. SaaS bạn đang dùng có API không? Có → xét con đường thứ ba trước khi làm cả hệ thống.

Nếu bạn quyết định làm riêng

Bắt đầu bằng một quy trình, không phải cả doanh nghiệp. Đọc bài về MVP để biết cách chia, và bài về báo giá để tự ước lượng chi phí trước khi hỏi.

Và khi bạn hỏi chúng tôi, hãy chờ đợi một câu hỏi ngược lại: bạn đã thử SaaS nào rồi, và nó thiếu chính xác cái gì? Nếu bạn chưa thử cái nào, chúng tôi sẽ đề nghị bạn thử trước. Ba tuần dùng thử một SaaS rẻ hơn ba tháng làm phần mềm để phát hiện ra SaaS đã đủ.